BASSIC ACCOUNTING/INITIERE IN CONTABILITATE(I)

[C.M,DRAGANELLO]

Prof.univ.dr.doc.C.M.Dragan :
" INITIERE IN CONTABILITATE"
(Partea I-a)



INTRODUCERE
Contabilitatea s-a născut odată cu economia de subzistenţă a comunei primitive, desenele din peşterile rupestre nefiind altceva decât forme incipiente ale „socotelilor”: câte animale au fost vânate şi mâncate, câte piei s-au jupuit şi câte haine au rezultat, etc.
Împreună cu economia în dezvoltare s-a perfecţionat şi „arta ţinerii socotelilor”, punctul de cotitură reprezentându-l modelul matematic elaborat de Luca Paciollo di Borgia acum mai bine de 500 de ani, după care contabilitatea a devenit de neînlocuit, fără alternative, deopotrivă o ştiinţă şi o artă în urmărirea existenţei şi mişcării capitalurilor şi utilităţilor, al stabilirii rezultatelor activităţii şi plasării lor, şi totul de manieră ca afacerile să beneficieze permanent de suportul bănesc necesar.
Contabilitatea nu are hotare. Limitele ei teoretice, ştiinţifice şi practice sunt fără sfârşit atât în ceea ce priveşte cuprinderea fenomenelor economice cât şi al modului în care ele sunt sistematizate, prelucrate şi prezentate, astfel că, despre ea, niciodată nu poţi să pretinzi că ştii totul. Companiile, întreprinderile, instituţiile, societăţile de orice fel şi mărime, persoanele juridice din întreaga lume întocmesc „conturi” şi situaţii financiare pentru a fi prezentate utilizatorilor de informaţii, proprietarilor, controlorilor, administratorilor, organelor fiscale, după o metodologie unică - iar aceasta este contabilitatea. Acestea şi încă multe altele, sunt doar câteva din argumentele pentru care asistăm la o veritabilă „foame de contabilitate”, iar foamea astâmpărată cu paleative se poate transforma în „foamete”.
Importanţa contabilităţii în economia modernă este evidentă. Aşa se face că organisme tot mai simandicoase din Uniunea Europeană şi de pretutindeni se ocupă de organizarea şi funcţionarea contabilităţii ca o componentă fundamentală a afacerilor.
Poate că nu este lipsit de importanţă să amintim câteva din organismele specializate, mai ales ca, în continuare, ne vom mai întâlni cu ele:
 Comitetul pentru Reglementarea Contabilităţii (ARC);
 Federeaţia Experţilor Contabili (FEE);
 Federatia internaţionala a Contabililor (IFAC);
 Grupul Consultativ European pentru Raportare Financiară (EFERAG);
 Consiliul pentru Raportare Financiară (FRC);
 Consiliul pentru Standarde Internaţionale de Contabilitate (IASB);
 Fundaţia Comitetului pentru Standarde Internationale de Contabilitate(IASCF);
 Consiliul pentru Interpretarea Standardelor Contabile (SEC).
La toate acestea se adaugă comisii, consilii, asociaţii etc. zonale şi internaţionale, inclusiv din afara Europei, astfel încât se poate spune că soarta contabilităţii se află în cele mai bune mâini (şi, evident, minţi).
Organizarea contabilă şi asigurarea ei corespunzător pretenţiilor europene este totuşi atributul fiecărei persoane juridice deţinătoare şi administrator de patrimoniu, iniţiatoare şi decizionară de acte comerciale, economice şi băneşti pentru că, după cum spune Legea contabilităţii(nr.82/1991, republicată 2007), contabilitatea nu trebuie confundată sau redusă la întocmirea şi clasarea de documente sau alte înscrisuri, ci la conducerea financiară a societăţilor şi instituţiilor, într-o manieră care să corespundă exigenţelor actuale: integrarea europeană, libera circulaţie a bunurilor şi a banilor, transparenţa în utilizarea resurselor şi a fondurilor comunitare, întărirea capacităţii de rezilienţă financiară într-o economie concurenţială şi plină de obstacole.
În momentul de faţă, în goana lor după aşa zise noutăţi, numeroşi „autori” apelează la diverse terminologii care de care mai răsunătoare, multe traduse pe genunchi, aşa că ,în sistematizarea acestei lucrări, noi am încercat să respectăm cât mai fidel „Principiile Contabile Generale Acceptate in Statele Uniunii”, şi vă propun să ne obişnuim, încă de la început, cu câteva din instrumentele de lucru uzuale:
1. I.A.S. – Standardele Internaţionale de Contabilitate;
2. I.F.R.S. – Standardele Internaţionale de Raportare financiara;
3. I.P.S.A.S.– Standardele Internaţionale de Contabilitate pentru Sectorul Public;
4. I.S.A. – Standardele Internaţionale de Audit.
În afara lor mai sunt încă multe altele, dar ele fac parte din alfabetul contabil, iar în această carte nu ne-am propus şi „alfabetizarea”.


Capitolul I
ORGANIZAREA SI FUNCŢIONAREA CONTABILITĂŢII



Obiectul contabilităţii este poate cel mai clar exprimat prin Legea contabilităţii nr. 82/1991 (republicată în 2004) care, la art. 2, precizează:
(1) „Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din activitatea persoanelor fizice şi juridice trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori.”

(2) „Contabilitatea instituţiilor publice asigură informaţii ordonatorilor de credite cu privire la execuţia bugetelor de venituri şi cheltuieli, patrimoniul aflat în administrare, precum şi pentru întocmirea contului general anual de execuţie a bugetului de stat, a contului anual de execuţie a bugetului de asigurări sociale de stat, a fondurilor speciale, precum şi a conturilor anuale de execuţie ale bugetelor locale.”

Organizarea contabilă şi asigurarea funcţionării ei corespunzător pretenţiilor europene este totuşi atributul fiecărei persoane juridice deţinătoare şi administrator de patrimoniu, iniţiatoare şi decizionară de acte comerciale, economice şi băneşti pentru că, spune Legea (Legea nr. 82/1991, republicată 2004, art. 11) contabilitatea nu trebuie confundată sau redusă la întocmirea şi clasarea de documente sau alte înscrisuri, ci conturarea şi respectarea unor concepţii şi politici care să asigure conducerea financiară a întreprinderilor şi instituţiilor, într-o manieră care să corespundă exigenţelor actuale: integrarea europeană, libera circulaţie a bunurilor şi a banilor, transparenţă în utilizarea resurselor şi a fondurilor comunitare, întărirea capacităţii de rezilienţă financiară într-o economie concurenţială şi plină de obstacole.




1.1 . Orizontul învăţării contabile
Contabilitatea s-a născut odată cu economia de subzistenţă a comunei primitive, desenele din peşterile rupestre nefiind altceva decât forme incipiente ale ţinerii socotelilor: câte animale au fost vânate şi mâncate, cate piei s-au jupuit şi câte îmbrăcăminţi au rezultat, etc.
Pentru început, vă propun să păşim dincolo de orizontul de aşteptare încercând înţelegerea şi rezolvarea problemelor „de bază" ale contabilităţii mergând pe firul logicii acesteia:

1. Menirea contabilităţii este indubitabilă: urmărirea existenţei mişcării şi transformării patrimoniului (capitalului ca - formelor de manifestare ale acestuia), mergând până la determinarea rezultatului financiar şi a profitului.

2. La un moment dat (început, sfârşit de perioadă, moment de fuziune sau scindare, etc.) patrimoniul administrat poate fi prezentat cu ajutorul unui tablou specific, unei convenţii contabile denumite BILANŢ, obligatoriu sub un dublu aspect: - de „active” – utilităţi (structura material-bănească) şi de „pasive” resurse, obligaţii (structura financiară).

3. Pe parcursul funcţionării firmei, pentru a-şi realiza obiectul de activitate, orice mişcare de elemente patrimoniale, orice transformare, orice eveniment sau angajament asupra acestora NU poate fi recunoscut, atestat decât prin consemnarea lui într-un DOCUMENT ferm, întocmit şi pus în circulaţie după reguli de conţinut şi prelucrare precis reglementate (chiar şi de noi, numai că trebuie să respecte principiul „permanenţei metodelor” şi să fie trecut în „Manualul de proceduri”). Să fim clari, documentul poate avea orice formă: letrică, înscris pe hârtie, pe suport magnetic, electronic, etc. (eu cred că şi cioplit în piatră poate fi document ... în schimb un „batem palma” - nu este de ajuns !).

4. Existenţele şi mişcările cantitative şi calitative ale patrimoniului devin obiect al contabilităţii numai dacă şi după ce se EVALUEAZĂ în moneda naţională, după reguli foarte dure, care să nu lase loc niciunei interpretări.

5. Fiecare element patrimonial, fiecare proces sau calcul economic - înscris în document şi evaluat - după anumite restricţii draconice, trebuie să ajungă într-un instrument - procedeu specific, infailibil, care este CONTUL, care are o construcţie şi funcţionează după anumite reguli de mare concepţie ştiinţifică. Contul este mama contabilităţii, noi suntem fii ei. Noi plângem ca proştii cerând ba una, ba alta, dar ea ne dă cât ne trebuie, ce ne trebuie - pentru că numai ea ştie totul!

6. Introducerea oricărei operaţii economice, preluate din bilanţul precedent, atestată prin documente şi corect evaluată, în sistemul general al conturilor nu se poate face oricum ci numai pe baza raţionamentelor DUBLEI ÎNREGISTRĂRI, convenţie de neevitat, ca urmare a caracterului sau de rezultantă a completului raţionamentelor contabile, dar şi vieţii însăşi.

7. „Codificarea" operaţiilor prin „dubla înregistrare" ca şi sinteza datelor înscrise în conturi se realizează printr-un set de instrumente (înscrisuri), cu un conţinut şi un scop ferm reglementate de lege, denumite REGISTRE contabile, şi care, pe lângă funcţia lor de autocontrol, au şi o importanţă valoare informaţională, în timp real pentru procesele decizionale.

8. Periodic (anual, semestrial), datele din conturi (şi implicit din Registre) sunt supuse controlului generalizat şi sintetizate iarăşi cu ajutorul BALANŢEI DE VERIFICARE, după care se generalizează, compară, analizează, etc. prin sistemul SITUAŢIILOR FINANCIARE (între care, primul este noul BILANŢ). Aceste situaţii de sinteză ne redau dimensiunea financiară a afacerilor, efectele nete ale activităţii desfăşurate, capacitatea de rezilienţă şi rentabilitate a firmei.

Încercaţi să vă însuşiţi câteva noţiuni de contabilitate. Veţi constata că ea acroşează numeroase alte zone colaterale care, de asemenea vă interesează, veţi constata că puteaţi câştiga mai bine dacă gândeaţi contabil. Ştiu că este greu, dar este foarte interesant, mai ales dacă nu confundaţi hărţile şi calculele cu contabilitatea şi regulile ei (haideţi să facem un test: astăzi, când vedeţi aceste rânduri ştiţi exact care sunt sumele ce vi se reţin de angajator din drepturile salariale, cum le-a calculat şi care este remediul lor legal? ... Hei, se aude? Dar dvs. care ziceţi că sunteţi contabili?).

Remarcă: Să nu vă speriaţi, dar trebuie să ştiţi şi ţinta !

Oamenii se sperie de contabilitate, pentru că ea însăşi a început să sperie lumea. Pentru mulţi a devenit un fel de „cal nărăvaş", pe care nu mai poţi să-l călăreşti (doamne, este gata-gata să te călărească el!); a devenit, deopotrivă o armă de temut în „lupta” cu fiscul, cu băncile, cu partenerii de afaceri, dar dacă o stăpâneşti îţi devine cel mai bun şi puternic prieten!



1.2. Organizarea contabilităţii
Orice entitate persoană juridică, nu poate funcţiona decât împreună cu propria contabilitate, ca o cerinţă obiectivă a gestiunii financiare, ordinea şi disciplina fiind cerinţe ale legii, dar şi ale propriului statut.

Cu atât mai fermă este constatarea în cazul acelor instituţii care gestionează banul public, care se leagă direct de la bugetul de naţional aprobat la rândul lui, de Parlamentul ţării.
Tocmai de aceea, Legea contabilităţii nr. 82 / 1991 (actualizată prin O. G. Nr. 70 / 13.08.2004), precizează expres încă de la art. 1, al. 2:„Instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiară şi, după caz, contabilitatea de gestiune (în partidă dublă – art. 4)”.

Subliniind importanţa lucrurilor, O. G. Nr. 70 / 13 august 2004 care modifică Legea contabilităţii, a simţit nevoia să se repete punctual, până când toată lumea va înţelege :
 art. 34, al. (2): „Unităţile administrativ – teritoriale, instituţiile şi serviciile publice de subordonare locală, care au personalitate juridică şi ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite, organizează şi conduc contabilitatea drepturilor constatate şi a veniturilor încasate, precum şi a angajamentelor şi a plăţilor efectuate, potrivit bugetului aprobat”;
 art. 32, al. (2): „Instituţiile publice cu personalitate juridică, finanţate din bugetul asigurărilor sociale de stat, ai căror conducători au calitatea de ordonator de credite, organizează şi conduc contabilitatea drepturilor constatate şi a veniturilor încasate, precum şi a angajamentelor şi a plăţilor efectuate, potrivit bugetului aprobat.”



Remarcă: Oare „drepturi constatate să însemneze „venituri angajate”, iar „angajamente” să semnifice” cheltuieli ataşate”- aşa cum sunt ele definite de IAS şi Ordinul M. F. P. Nr. 1186/ 2005 pentru contabilitatea de angajament?


În interiorul persoanei juridice, în ansamblul mecanismului său funcţional, organizarea şi asigurarea funcţionării activităţii de contabilitate este o chestiune de management, cu multe implicaţii, care angajează fonduri, oameni, tehnică de calcul şi necesită o specializare destul de riguroasă.
Tocmai de aceea Legea contabilităţii nr. 82 / 1991 (actualizată 2004) prevede la art. 1, al (1) că: „răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective”.

Persoanele juridice organizează şi realizează contabilitatea, de regulă, în compartimente distincte, conduse de către directorul economic (financiar), contabilul şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare şi răspund, împreună cu personalul din subordine, de organizarea şi conducerea contabilităţii, în condiţiile legii.

În sensul prevederilor Legii finanţelor publice nr. 500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezintă o structură organizatorică în cadrul instituţiei publice, în care este organizată execuţia bugetară (serviciu, birou, compartiment). Şeful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupă funcţia de conducere a compartimentului financiar-¬contabil şi care răspunde de activitatea de încasare a veniturilor şi de plată a cheltuielilor sau, după caz, una dintre persoanele care îndeplineşte aceste atribuţii în cadrul unei instituţii publice care nu are în structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care îndeplineşte aceste atribuţii pe bază de contract, în condiţiile legii.

Numirea directorului economic, a contabilului şef sau a altei persoane împuternicită să îndeplinească această funcţie, din cadrul ministerelor, celorlalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi alte autorităţi publice ai căror conducători au calitatea de ordonatori principali de credite, se face cu avizul Ministerului Finanţelor Publice.

Directorii economici, contabilii şefi şi alte persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie din cadrul instituţiilor subordonate ministerelor şi celorlalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale se numesc cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil din cadrul ministerului sau organului central respectiv, pe baza propunerii ordonatorului de credite ale instituţiei respective.

Conducătorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul consiliilor locale, municipale, ale sectoarelor municipiului Bucureşti, orăşeneşti şi comunale, se numesc cu avizul direcţiilor generale ale finanţelor publice judeţene şi a municipiului Bucureşti.

Conducătorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul instituţiilor publice finanţate din bugetele consiliilor locale municipale, ale sectoarelor municipiului Bucureşti, orăşeneşti şi comunale se numesc cu avizul conducătorului financiar-contabil al consiliului local respectiv.

Contabilitatea poate fi organizată şi condusă pe bază de contracte de prestări de servicii şi de alte persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil, respectiv contabil autorizat, care răspund potrivit legii.

Instituţiile publice la care contabilitatea nu este organizată în compartimente distincte sau care nu au personal încadrat cu contract individual de muncă, potrivit legii, pot încheia contracte de prestări de servicii, pentru conducerea contabilităţii şi întocmirea situaţiilor financiare trimestriale şi anuale, cu societăţi comerciale de expertiză contabilă sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Încheierea contractelor se face cu respectarea reglementărilor privind achiziţiile publice de bunuri şi servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu această destinaţie.

În acest scop, persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii trebuie să asigure, potrivit legii, condiţiile necesare pentru întocmirea documentelor justificative privind operaţiunile economice, organizarea şi conducerea corectă şi la zi a contabilităţii, organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, precum şi valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de întocmire a situaţiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele în drept, păstrarea documentelor justificative, a registrelor şi situaţiilor financiare, organizarea contabilităţii de gestiune adaptate la specificul persoanei juridice.


1.3. Moneda şi cursul de înregistrare
Contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională. Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

Reflectarea în contabilitatea instituţiilor publice a operaţiunilor privind primirea şi utilizarea contribuţiei financiare nerambursabile a Comunităţii Europene se face în lei şi în EURO. Conversia dintre EURO şi moneda naţională se efectuează la cursul de schimb lunar al EURO, calculat pe baza cursului de schimb valabil în penultima zi lucrătoare a lunii precedente lunii pentru care se stabileşte cursul valutar.

Operaţiunile privind încasările şi plăţile în valută se înregistrează în contabilitate la cursul zilei precedente, comunicat de BNR.

La data întocmirii situaţiilor financiare, elementele monetare exprimate în valută (disponibilităţi şi alte elemente asimilate, creanţe şi datorii în valută) se reevaluează la cursul comunicat de Banca Naţională a României valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.


Capitolul II
DOCUMENTELE SI REGISTRELE CONTABILE

1. Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte drepturi şi obligaţii, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise.

Potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) din Legea contabilităţii nr. 82 / 1991, reactualizata prin O.G.nr.70 din 13 aug.2004 precum şi a celorlalte prevederi legale privind întocmirea şi utilizarea formularelor comune şi a celor cu regim special necesare în activitatea financiară şi contabilă, orice operaţiune economică efectuată se consemnează într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, devenind astfel document justificativ. Aceste documente ,care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează deopotrivă răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.¬
O experienţă de-o viaţă a confirmat că „singura soluţie” pentru ca o operaţie economico-financiară patri¬monială, care apare zi de zi în activitatea economica, să poată fi Introdusă în procesul de prelucrare con¬tabilă, o constituie atestarea sa prealabilă pe baza unui document justificativ întocmit şi pus în circulaţie după reguli şi "canoane" foarte severe.
Atestarea documentară a operaţiilor economice este o cerinţă minim necesară în orice "mişcare" patrimonială.
În ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularităţi de conţinut şi restricţii de completare şi circulaţie: unele se întocmesc în unitate, altele vin sau pleacă spre exterior, unele înscrisuri au caracter de dispoziţie, altele de execuţie şi justificare etc., în funcţie de "tratarea" şi complexitatea lor, reţinând totuşi existenţa în practica curentă a trei mari categorii şi anume:
a) Documente justificative prin intermediul cărora se atestă efectuarea ca atare a operaţiilor economice şi care formează de fapt masa covârşitoare a acestora;
b) Documente de evidenţă şi prelucrare contabilă;
c) Documente de sinteză şi raportare contabilă şi financiar-fiscală.

La rândul lor documentele justificative pot fi:
- documente primare întocmite la locul şi în momentul desfăşurării evenimentului patrimonial, pe care îl "fotografiază" pe o machetă specifică fiecărui gen de operaţii;
- documentele centralizatoare obţinute prin sortarea documentelor primare pe operaţii, exprimarea în etalon monetar a mărimii operaţiilor economice şi finan¬ciare, deci prin cumularea şi centralizarea datelor con¬semnate iniţial în documentele primare, spre a facilita pre¬lucrarea lor contabilă ulterioară.

Sintetizând lucrurile, câteva constatări sunt demne de semnalat în vederea atestării sistemului documentelor primare:
a) Investigarea "codului" pachetului documentelor, ca şi "vizualizarea" unora din componentele lui, ne con¬duce la concluzia că orice document trebuie să conţină cel puţin următoarele elemente:
- denumirea documentului (factură, chitanţă, bon, etc.);
- denumirea unităţii (gestiunii) care a întocmit documentul;
- numărul de ordine al documentului;
- data şi locul întocmirii;
- felul operaţiei, cu indicarea elementelor cantitative şi calitative;
- valoarea în monedă (scrisă în cifre şi în litere, pentru docu¬mentele bancare şi de casă);
- semnătura persoanelor implicate în efectuarea operaţiilor, aprobarea şi confirmarea datelor înscrise în documente;
- semnătura de autorizare prin control a legalităţi operaţiilor prevăzute .

Anumite documente mai pot cuprinde şi alte ele¬mente ce-i îmbogăţesc conţinutul sau îi uşurează prelu¬crarea, dar cele mai sus menţionate rămân indispensabile.

b) Pentru toate categoriile de documente există obligativitatea păstrării (arhivării) acestora, în limita unor termene stabilite prin lege, clasării şi sistematizării lor de aşa manieră încât să faciliteze accesul retroactiv şi controlul situaţiei desfăşurate, la orice moment dorit.

c) Se reţine de asemenea obligaţia respectării cu stricteţe a metodologiei de întocmire şi circulaţie a docu¬mentelor primare şi introducerea lor în procesul de prelucrare contabilă după reguli şi folosind procedeele cele mai potrivite specificităţii organizatorice şi pretenţiile ma¬nageriale ale fiecărui agent economic.

2. Documentele primare se transpun în „conturi”, pe principiul „dublei înregistrări”, prin intermediul „formulei contabile”, respectând cu stricteţe procedeele specifice metodei contabilităţii – iar toate astea ţin de alfabetul ştiinţei care se presupune, apriori, că este cunoscut. „Prelucrarea” contabilă a documentelor se face prin intermediul „registrelor” şi numai în urma acestor operaţii ele devin documente justificative.

3. Conform art.19 şi 20 din Legea contabilităţii nr.82/1991 (republicată 2004): „registrele de contabilitate obligatorii sunt: registrul-jurnal, registrul¬ inventar şi registrul cartea mare. Acestea se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia lor şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.”

a) Registrul - jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează în mod cronologic, operaţiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate.
Registrul-jurnal se întocmeşte de fiecare instituţie şi de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ştersături şi spaţii libere, a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv (şi implicit formula contabilă de poziţionare corespunzătoare).
Registrul-jurnal poate îmbrăca forma unui registru-jurnal general şi, eventual, a unor registre-jurnal auxiliare.
În cazul în care se folosesc jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se trece în registrul-jurnal general (care devine un registru centralizator de control).
În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul tehnicii de calcul fiecare operaţiune se va înregistra în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situaţie registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Registrul-jurnal parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial se completează lunar prin preluarea totalului din registrul-jurnal obţinut cu ajutorul tehnicii de calcul.
Operaţiile de aceeaşi natură, privind acelaşi loc de activitate, pot fi recapitulate într-un document centralizator, care stă la baza înregistrării în registrul-jurnal.

Principalele registre-jurnal auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionările, vânzările, trezoreria, operaţiile diverse, în funcţie de necesităţile instituţiei.
Periodic, de regulă lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizează în registrul-jurnal general. Deci, registrul-jurnal înlocuieşte foile volante ale "notei contabile", iar totalul registrului-jurnal verifică "totalul rulajelor din luna curentă” a balanţei de verificare.

b) Registrul - inventar este un document obligatoriu în care se înregistrează toate elementele patrimoniale de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, conform posturilor din bilanţul contabil, inventariate potrivit normelor legale.
Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil.
Registrul - inventar se întocmeşte la înfiinţarea instituţiei, anual la închiderea exerciţiului cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi în procesele¬ verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ şi de pasiv. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice. Registrul ¬inventar serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii şi ca probă în diverse litigii .
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în registrul¬-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările şi se scad ieşirile de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului1).

c) Registrul „Cartea mare” este un inscris special,strict obligatoriu,unde fiecare cont sintetic are partida lui- separat pentru debit si,respectivpentru credit - în care se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în registrul-jurnal, stabilindu-se situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare, rulajele creditoare şi soldurile finale. In functie de organizarea grafica,exista „Cartea mare (simpla)” si „Cartea mare sah”.Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare şi se conduce de fiecare companie,instituţie,societate, precum şi de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie.

Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub forma arhaica de registru ,sau foi volante , listări informatice etc.,dar obligatoriu legate(la sfarsit de luna sau an) sub formă de registru. Deci,registrele de contabilitate prevăzute se numerotează înainte sau pe măsura întocmirii lor, iar la închiderea conturilor, acestea se barează, nefiind admisă înregistrarea unor operaţii ulterioare.
Registrul-jurnal şi registrul-inventar se numerotează şi se şnuruiesc înainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare şi înregistrare.

Atenţie la conţinut: Registrul jurnal nu poate fiinlocuit de „nota contabila” pentru ca el are uncontinut mai dezvoltat, preluind si functiile fostei „fise a rulajelor”; Registrul inventar nu ţine locul documentelor de inventariere, nu calculează plusurile şi minusurile, ci compară valorile stocurilor, creanţelor, datoriilor, imobilizărilor existente la finele anului ( valorile contabile) cu valorile juste, de piaţă în scopul redimensionării provizioanelor (creşterii – descreşterii).
Registrele contabile au un regim foarte sever de intocmire,pastrare,inmatriculare,etc.,intrucat,dupa un anumit numar de ani documentele justificative se distrug,in timp ce registrele preiau si functia de acte justificative si raman in companie pana la ....sfarsitul ....lumiii!


Capitolul III
C O N T U L

Contul este o socoteală scrisă – aşa a zis Luca Paciollo - prezentat într-o formă specifică, duală – partea stângă denumită „debit” şi partea dreaptă denumită „credit”; conturile sunt „de activ” şi „de pasiv” (mai sunt şi unele ”bifuncţionale”) în funcţie de conţinutul lor economic; fiecare cont are un simbol şi o denumire clară – aşa cum sunt sistematizate în „tablou”, au „rulaje” (debitoare şi creditoare), „solduri” iniţiale şi finale.

Conţinutul şi structura conturilor
Înţelegerea contului porneşte de la bilanţ, iar bilanţul şi-l face fiecare om toata ziua. Dar bilanţul unei persoane juridice, şi mai ales bilanţul contabil, înseamnă prezentarea într-o formă „duală”, adică sub un dublu aspect a patrimoniului administrat aflat sub gestiune la un moment dat, adică sub aspectul componentei (adică de utilităţi, de „active”) şi sub aspectul resurselor, provenienţei (adică de „pasive” sau obligaţii):

---------------------------------------------------------------------------
BILANŢ
ACTIV = PASIV
-------------------------------------------------------------------------

Existentul la un moment dat, adică existentul bilanţier, este dat de „formulă balanţieră”, care însemnează:
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Soldul (existentul) = Soldul iniţial + Intrări – Ieşiri
final (începutul perioadei) (parcursul perioadei
------------------------------------------------------------------------------------------------
.... iar elementele formulei balanţiere, adică: soldul iniţial, intrările şi ieşirile (respectiv „rulajele”) şi, de aici, la soldul final se urmăresc cu ajutorul celei mai geniale creaţii, care este CONTUL.
Deci se porneşte de la o stare bilanţieră şi se ajunge la alta stare bilanţieră, ceea ce ne conduce la concluzia că între bilanţ şi conturi este o legătură indestructibilă:
- structura bilanţului este stabilita prin IFRS;
- pentru fiecare poziţie din bilanţ se deschide cate un cont(dar pot fi deschise si mai multe);
- conturile care se deschid pentru activul bilanţului se numesc „conturi de activ”, în timp ce conturile deschise pentru pasivul bilanţului se numesc „conturi de pasiv”;
- contul preia existentul din bilanţul iniţial, înregistrează zi de zi mişcările şi determină existentul final;
- la rândul lor, soldurile finale stabilite cu ajutorul conturilor servesc la întocmirea, periodic, a unui nou bilanţ.

Toate aceste argumente de conţinut şi funcţionare ne conduc la concluzia că avem de-a face cu un instrument de lucru infinit mai complex, de evidenţă, calcul, sistematizare şi informare, dar nu oricum ci după o schema specifică, astfel că elementele constitutive ale contului sunt următoarele:

 Titlul contului: respectiv simbolul şi denumirea acestuia, aşa cum se regăsesc ele în „tabloul” unic al conturilor;
 Explicaţiile referitoare la natura operaţiei înregistrate şi documentele care stau la baza ei;
 DEBITUL - partea stângă a contului;
 CREDITUL – partea dreapta a contului,

.... care-i dau acestuia infatisarea „digrafica”,si in care se inscriu,pentru inceput:
Existentul din activul bilantului initial se preia ca sold in debitul contului;
Existentul din pasivul bilantului initial se preia ca sold increditul contului
. Rulajul contului ,adica sumele inscrise incont pe parcursul perioadei:
- rulaj debitor - adica miscarile inscrise in partea de debit, si
- rulaj creditor - adica miscarile inscrise in partea de credit a contului.
.... Si asa am ajuns la : Soldul contului,care poate fi:
(a) Sold initial (la deschiderea contului) si
Sold final (la sfarsitul perioadei ); ... iar fiecare poate fi:
(b) Sold debitor (initial/final) = Total DEBIT minus Total CREDIT, sau
Sold creditor(initial/final) = Total CREDIT minus Total DEBIT.

În concluzie, contul, poate fi definit ca un înscris prezentat într-o formă specială, digrafică, cu ajutorul căruia se urmăresc zi de zi, în expresie valorică (dar uneori şi cantitativă) existenţa şi mişcarea elementelor patrimoniale, a proceselor de exploatare, a surselor de formare a capitalului şi fondurilor, a drepturilor de creanţă şi a obligaţiilor, a veniturilor şi cheltuielilor, precum şi calculul elementelor financiare de sinteză a activităţii oricărui operator economic.
În formă vizualizabilă elementele constitutive ale conturilor pot fi „aşezate” în fişe, registre, tabulograme etc. În funcţie de tehnică prelucrării, facilităţile birotice, dorinţele de acces rapid la informaţii, reţinându-se necesitatea delimitării foarte clare a elementelor constitutive şi îndeosebi a celor două părţi ale contului - debit şi credit - fără de care nu se poate face o sistematizare corespunzătoare a datelor de gestiune şi calcul, mai ales atunci când este vorba de interesul financiar şi fiscal al operatorului economic sau instituţional.



Conturi de activ şi conturi de pasiv.
Regulile de funcţionare a conturilor.

Între conturile folosite în evidenţa curentă pentru „codificarea” operaţiilor economice şi preluarea prin aceasta a mişcărilor fiecărui element bilanţier strict delimitat - pe de o parte şi bilanţul ca schemă de reprezentare statică - pe de altă parte, există o legătură indestructibilă:

Bilanţ iniţial - a fost întocmit pe baza soldurilor conturilor din perioada precedentă;

CONTURI - datele din bilanţ se preiau în conturi la începutul perioadei (soldul iniţial);
- mişcările dintre „capetele” segmentului gestionar se cumulează ordonat, după o tehnică specifică în cele două părţi distincte ale fiecărui cont (rulajul).

Bilanţ final - soldul final al conturilor serveşte la întocmirea unui nou bilanţ, bilanţul final (după ce au trecut printr-o procedură specifică de verificare executată de „balanţă de verificare”).

Înţelegând faptul că „mişcarea” fiecărei poziţii bilanţiere, de la un segment de timp la altul, se urmăreşte prin intermediul conturilor, este firesc să fie necesară deschiderea câte unui cont pentru fiecare post (şi chiar componentă de post) al bilanţului. Se naşte astfel o legătură directă între conturi, pe de-o parte, activul şi pasivul bilanţului, pe de altă parte, fapt care implicit determină împărţirea lor în două categorii fundamentale şi anume:

- Conturi „de activ” - care preiau posturile din partea de activa bilanţului şi reflectă existenţa şi mişcarea mijloacelor patrimoniale sub aspectul componenţei, al structurii lor material-valorice (UTILITĂŢI);

- Conturi „de pasiv" - care preiau posturile din partea de pasiva bilanţului şi reflectă existenţa şi mişcarea patrimoniului sub aspectul provenienţei, al surselor sale de constituire (RESURSE).
Există şi câteva conturi „bifuncţionale”, care „încurcă” regulile de funcţionare ale celor două categorii de bază, dar ele sunt în special conturi cu funcţii de „calcul economic” introduse în practica contabilă de cerinţele procesului de informare şi control.

Împărţirea conturilor contabile în conturi de activ şi conturi de pasiv prezintă o importanţă covârşitoare datorită semnificaţiei deosebite a celor două părţi ale bilanţului din care acestea provin. Din această cauză, înregistrarea operaţiilor economice în conturi se face după anumite „reguli fundamentale de funcţionare”, care au în vedere următoarele raţionamente:
a) bilanţul are două părţi: activ şi pasiv; contul are şi el două părţi: debit şi credit;
b) pentru fiecare poziţie (post) din bilanţ se deschide câte un cont care poate fi „de activ” sau „de pasiv” în funcţie de partea bilanţului din care provine;
c) existentul din bilanţ se preia ca „sold iniţial”, respectând regula „stânga-stânga”, „dreapta-dreapta”. Aceasta înseamnă că sumele din partea stângă (activ) a bilanţului se trec drept solduri iniţiale în partea stângă (debit) a conturilor de activ. În mod corespunzător sumele din partea dreaptă (pasiv) a bilanţului se înscriu ca solduri iniţiale în partea dreaptă (credit) a conturilor de pasiv;
d) conform cerinţelor de calcul ale „formulei balanţiere” pentru operarea în conturi, rezultă că toate fenomenele economice care provoacă creşteri, majorări, intrări se vor trece în aceeaşi parte a contului unde se află soldul iniţial (pentru a se adăuga existentului), în timp ce operaţiile inverse ca sens economic (ieşiri, scăderi) se vor trece în partea cealaltă (opusă) a contului;
e) există şi conturi cu caracter de procese economice exclusiv informaţionale, de calcul economic specific, fără a mai apare în bilanţurile periodice, dar prin tehnica lor de lucru asociată cu natura fenomenului urmărit, se asimilează fie conturile de activ, fie celor de pasiv (dar pot fi şi bifuncţionale).
Reţinând aceste concepte de bază pe „rezistenţa” cărora s-a conturat sistemul conturilor, se pot defini regulile de funcţionare a acestora şi anume:

CONTURILE "DE ACTIV":

a) Încep să funcţioneze prin "a se debita" (cu soldul iniţial);
b) se debitează cu toate creşterile, majorările, intrările elementelor
"de activ" (sau asociate lor);
c) se creditează cu toate scăderile, ieşirile, micşorările elementelor
de aceeaşi natură economică (activ) sau informaţională;
d) au sold final debitor sau balansat (zero.)



CONTURILE “DE PASIV”:

a). incep sa functioneze prin ‘’a se credita’’(cu soldul initial) ;
b). se crediteaza cu toate cresterile,majorarile,intrarile elementelor
de pasiv (sau asociate lor) ;
c). se debiteaza cu toate scaderile,iesirile,micsorarile a acelorasi
elemente cu caracter ‘’de pasiv’’ – resurse ;
d). au sold final creditor sau balansat (zero).

Distincţia dintre cele două categorii de conturi - de activ şi de pasiv - în ceea ce priveşte conţinutul şi apoi mecanismul funcţionării lor este esenţială.
Conţinutul conturilor, identificarea „culorii” lor economice în funcţie de partea de bilanţ de unde provin (activ şi pasiv) împreună cu regulile de funcţionare a acestora, formează primele trei puncte de sprijin minim necesare spre a începe să gândim în termeni reali despre contabilitate.

Enunţarea „regulilor de fier” după care funcţionează conturile reliefează faptul că ele nu sunt convenite ca atare ci rezultă din metodologia şi instrumentarea specifică de reprezentare bilanţieră a patrimoniului în administrare, de legătura conceptuală dintre posturile bilanţiere şi conturile care le reprezintă, precum şi de tehnica de calcul a existentului la un moment dat oferit de „formula balanţieră”.

Sistemul conturilor

Standardele internaţionale de contabilitate cercetează şi argumentează ştiinţific evenimentele şi soluţiile corespunzătoare, evident într-un câmp de rezoluţii alternative, aşa că atunci când trecem la utilizarea practică a conturilor trebuie să avem în vedere că orice cont se circumscrie într-un anume perimetru, într-un „cadru general” denumit şi „Plan contabil general”, construit şi el după o serie de reguli specifice care ţin seama de funcţionalitatea conturilor, de conţinutul lor economic, de acoperirea necesităţilor de informare, de calcul şi control economic etc.(Atenţie, nu uitaţi să învăţaţi, în prealabil, ce este contul)!

În cadrul standardelor de contabilitate, planul contabil general reprezintă „platforma” de lansare a întregului mecanism de reprezentare şi calcul al situaţiei patrimoniale şi al rezultatelor obţinute. Fiecare cont dimensionat în cadrul planului se delimitează ca o pistă pe care aleargă datele în vederea constituirii indicatorilor economici şi financiari necesari în gestiune şi comunicare, în măsurarea poziţiei financiare şi a performanţelor.

În structura sa cea mai generală conturile sunt sistematizate, înainte de toate, pe clase omogene cu o adresă clar delimitată. Dacă analizăm această structură aşa cum este ea reglementată în ţara noastră, în consens cu normele internaţionale de contabilitate, constatăm următorul tablou al conturilor (valabil şi pentru instituţiile publice):

(a) Măsurarea poziţiei financiare - clasa 1: Conturi de capitaluri (inclusiv rezultate)
- clasa 2: Conturi de active imobilizate
- clasa 3: Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie
- clasa 4: Conturi de terţi (decontări),
- clasa 5: Conturi de trezorerie

(b) Măsurarea performanţei financiare - clasa 6: Conturi de cheltuieli
- clasa 7: Conturi de venituri

(c) Informaţii suplimentare (extrabilanţiere) - clasa 8: Conturi speciale
- clasa 9: Conturi interne de gestiune
În ansamblul acestei structuri, semnificaţia codificării (simbolizării) grupelor şi a conturilor este şi ea evidentă. Câteva repere sunt interesante de reţinut:
- terminaţiile grupelor de la 0 la 8 permit clasificarea operaţiilor conform unor criterii generale:
 în activul bilanţier - în funcţie de destinaţia sau natura economică a bunurilor;
 în contul de "profit şi pierdere" - în funcţie de natura cheltuielilor şi a veniturilor pe seama cărora se formează rezultatul exerciţiului;

- pentru grupele de conturi afectate activului bilanţier terminaţiile 9 (inclusiv grupa 28) indică provizioanele pentru deprecierea activelor corespunzătoare claselor 2 - 5;
- o serie de grupe de conturi sunt perfect simbolizate prin corelaţiile absolute dintre ele: gr. 66 - "cheltuieli financiare" şi gr. 76 ¬"venituri financiare", sau gr. 67 - "cheltuieli excepţionale" şi gr. 77 ¬"venituri excepţionale" etc.;

- în cazul conturilor şi subconturilor de bilanţ sau de cheltuieli şi venituri, terminaţiile „9” permit să se identifice operaţiile de sens contrar celor care în mod normal sunt acoperite prin contul de nivel imediat superior sau prin contul de acelaşi nivel, cu terminaţia de la 0 la 8.

Pentru sistematizarea conturilor şi ierarhizarea claselor (grupelor s-a folosit „criteriul bilanţier” conform căruia conturile sunt clasificate şi ordonate în raport de structurile de activ şi pasiv, venituri şi cheltuieli, delimitate şi „aliniate” în bilanţul contabil, contul de profit şi pierderi, anexele la bilanţ. Procedând astfel, se realizează o legătură directă între contabilitatea curentă financiară şi situaţiile de sinteză financiar-contabile; între sistemul de conturi şi bilanţul contabil, necesară conducerii operative când informaţia „caldă” se culege din conturi fără a mai aştepta sinteza prin bilanţ.

„Tabloul conturilor” este oricum mai complex şi mai vechi decât „tabloul elementelor” să zicem. Aşa cum în tabloul lui Mendeleev dacă ai anumite supoziţii găseşti locul în care se află elementul chimic nou descoperit sau rezumat, tot astfel în „tabloul lui Luca Paciollo” găseşti contul de care ai nevoie sau, dacă economia reală o cere, îl poţi imagina.

Şi poate în acest domeniu cel mai bun exemplu ni-l oferă instituţiile publice, unde, nu de puţine ori, trebuiesc căutate „nişe” de plantare a unor conturi specifice pentru diverse evenimente temporare precum finanţările comunitare, fondurile cu destinaţie specială, separarea imobilizărilor supuse amortizării de cele neamortizabile şi încă altele.


Capitolul IV
DUBLA INREGISTRARE

Funcţionalitatea conturilor sau „blocarea” în conturi atinge culmea ştiinţei contabile prin dubla înregistrare (fără a exclude şi „simpla înregistrare”), care este procedeul metodologie ce dă caracterul de infailibilitate al contabilităţii în calitatea sa de sistem ideal pentru evidenţierea capitalului şi a patrimoniului administrat, privit sub dublul său aspect: de valori economice şi obligaţii sau resurse. La rândul său dubla înregistrare derivă din următoarele raţionamente de bază:
a) bilanţul, ca procedeu metodologie, reflectă patrimoniul sub un dublu aspect şi anume: al conţinutului şi structurii sale material-monetare pe de-o parte, al surselor de provenienţă şi obligaţiilor pe de altă parte;
b) sub o altă faţetă orice operaţie economică produce inevitabil o dublă modificare în situaţia patrimonială a agentului economic, reprezentată prin intermediul bilanţului contabil;
c) dacă pentru fiecare post al bilanţului, în contabilitatea curentă se deschide câte un cont, înseamnă că orice operaţie sau fenomen, atestate prin documente, va afecta neapărat două conturi;
d) legătura totală (şi în dublu sens) dintre posturile bilanţului şi conturi, precum şi mecanismul de funcţionare a acestora sunt astfel concepute încât în mod implacabil orice operaţie afectează simultan două conturi şi anume debitul unuia şi creditul altuia.

Sintetizând deci fenomenul metodologic al dublei înregistrări este important să se reţină următoarele aspecte ce ţin de metodă, procedurile şi conexiunile conta bile:
 înregistrarea concomitentă a unei operaţii economice în două conturi şi anume în debitul unui cont şi în creditul altui cont poartă numele de „dublă înregistrare”, ca cea mai perfectă convenţie contabilă de înscriere („blocare”) în conturi, respectiv de codificare a operaţiilor şi fenomenelor economice care traversează gestiunea patrimonială a agentului economic, instituţional, public etc.;
 între cele două conturi care reflectă o anumită operaţie economică se stabileşte o legătură logică, de reciprocitate care poartă numele de „corespondenţa conturilor” (iar conturile folosite se numesc „conturi corespondente”);
 Reprezentarea practic-curentă a dublei înregistrări se realizează prin intermediul unei „egalităţi valorice” perfecte denumită FORMULĂ CONTABILĂ (sau „articol contabil”) în care elementele de „translocare” în conturi a fenomenelor se regăsesc aşezate grafic, pe macheta Registrului jurnal :

---------------------------------------------------------------------------------------------
Contul care = Contul care -- Suma unica
se debitează se creditează ce se înscrie în fiecare cont
---------------------------------------------------------------------------------------------


Dar problema nu este deloc simplă, pentru ca orice operaţie economică trebuie supusă unei analize contabile sub aspectul modificărilor ce se produc în sistemul bilanţier de reflectare a patrimoniului şi implicit al conturilor ce le evidenţiază.

ANALIZA CONTABILĂ constă în cercetarea pe bază de documente a fiecărei operaţii economice, În scopul stabilirii conturilor corespondente şi a părţii acestora (de bit sau credit) În care urmează să fie Înregistrată operaţia respectivă.

Analiza contabilă se parcurge „pas cu pas” în următoarea ordine:
- determinarea elementelor de activ sau de pasiv ale reprezentării bilanţiere care au suferit modificări ca urmare a operaţiei ce a avut loc şi care trebuie înregistrată, precum şi sensul acestor modificări (de scădere sau de majorare a elementelor respective);
- stabilirea conturilor corespondente cu ajutorul cărora se ţine evidenţa elementelor de activ sau de pasiv la care se referă operaţia economică ce trebuie înregistrată;
- definitivarea, potrivit regulilor de funcţionare a conturilor, a părţii (debit sau credit) fiecărui cont în care urmează să se înregistreze operaţia supusă analizei.

În activitatea practică de realizare a lucrărilor contabile, etapa de "analiză" se parcurge deseori instantaneu, invizibil, în funcţie de experienţă şi cunoaştere dar, oricum, rezultatul său îl constituie stabilirea corectă a egalităţii conturilor sau a formulei contabile de reflectare a respectivei operaţii economice.

Să vedem un caz - Firma noastră cumpără materiale de întreţinere de la un «terţ» (furnizor): preţul comerciantului – 1.000 lei, plus 12% taxa pe valoarea adăugată: 190 lei; total de plată: 1.190 lei. Documentele oficiale sunt: factura şi nota de intrare-recepţie. Modificările produse, privite global, însemnează creşterea activelor patrimoniale concomitent cu creşterea datoriilor cu suma ce trebuie plătită furnizorului. Dar formula contabilă trebuie să mai ţină seama şi de alţi factori: dacă cele două firme sunt sau nu plătitoare de T.V.A., dacă materialele se predau pe loc sau urmează a fi ridicate mai târziu, dacă plata se face pe loc în numerar sau urmează a emite un ordin de plată sau un bilet la ordin, cine plăteşte transportul şi multe altele.

(a) Dacă cumpărătorul sau vânzătorul nu sunt plătitori de T.V.A.:

301 = 401 - 1.190
Materiale auxiliare Furnizori ( suma de plata)

Aceasta este FORMULA CONTABILĂ şi întrucât se debitează şi, respectiv, se creditează numai câte un cont se numeşte „formulă contabilă simplă”.

(b) Dacă avem de-a face cu un agent economic plătitor de T.V.A. , formula contabilă trebuie să o evidenţieze separat, ea fiind un drept al sau «de deducere», iar formulă contabilă va fi:

% = 401 - 1.190
FURNIZORI
301-Materiale auxiliare 1.000
442-T.V.A.(deductibila) 190
(%= "urmatoarele conturi")
Aceasta este „formula contabilă compusă” întrucât este formată din două formule contabile simple:
301 = 401 - 1.000 şi
442 = 401 - 190

Pe care trebuie să o folosim? Pe oricare, numai că este bine să alegem varianta care să asigure citirea „încrucişată” a fiecărui cont cu corespondentul său din relaţia de blocare a operaţiei respective (în cazul de faţă, mai corectă este formula contabilă compusă).

Remarcă: să nu uităm, formula contabilă se scrie pe macheta Registrului jurnal, care poate fi şi un set de registre ce se centralizează şi urmează un anume tratament de control şi păstrare. Concomitent, pentru fiecare cont se deschide câte o partidă în Registrul cartea mare, în care se centralizează rulajele debitoare şi creditoare ale acestora, defalcate pe conturi corespondente.

De asemenea, să nu avem impresia că o anume operaţie economică, spre exemplu o aprovizionare cu materiale, se reflectă numai printr-o formulă contabilă, ci prin mai multe, defalcate in functie de continutul lor omogen: primirea materialelor, plata cheltuielilor de transport, plata furnizorului şi încă alte situaţii particulare.

Dubla înregistrare şi formula contabilă constituie un model economic ideal pentru reprezentarea şi urmărirea patrimoniului care fac din contabilitate, datorită autocontrolului şi clasării „la ordin” a informaţiilor, un sistem unic şi ideal de conducere financiară a afacerilor, de suport real al promisiunilor, de analiză, control şi fiscalitate, un sistem unic şi de neînlocuit.

În fapt „Legea contabilităţii” prevede expres că „contabilitatea se conduce în partidă dublă” (în varianta cu două circuite, precizăm noi), ceea ce trebuie să asigure:

a) înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a tuturor operaţiilor patrimoniale, în funcţie de natura lor, în mod simultan, în debitul unui cont şi creditul altuia (sau altor conturi), denumite conturi corespondente (şi invers);
b) stabilirea totalului sumelor debitoare şi creditoare, precum şi a soldului final al fiecărui cont;
c) întocmirea balanţei de verificare, ea reflectând egalitatea dintre totalul sumelor debitoare şi creditoare şi totalul soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor;
d) prezentarea situaţiei patrimoniului şi a rezultatelor obţinute, respectiva activelor şi pasivelor prin bilanţ, precum şi a veniturilor, cheltuielilor şi a profitului/pierderilor prin contul de profit şi pierdere (sau contul de execuţie).

Sistemul conturilor „în cadrul general", dubla înregistrare şi generalizarea bilanţieră formează un angrenaj infailibil pentru urmărirea şi controlul patrimoniului şi al rezultatelor activităţii de prea mare fineţe şi utilitate spre a nu fi realizat întocmai, indiferent de efortul pe care îl reclamă.


Capitolul V
BALANTA DE VERIFICARE

Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiilor patrimoniale precum şi pentru o primă sistematizare a datelor din conturi, se întocmeşte lunar balanţa de verificare, un alt procedeu specific metodei contabilităţii.

Balanţa de verificare cuprinde, pentru toate conturile sintetice, următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor (în ordinea din planul de conturi), totalul sumelor debitoare şi creditoare cumulate la sfarsitul lunii precedente, rulajele curente debitoare şi creditoare ale lunii curente, totalul rulajelor debitoare si creditoare cumulate de la începutul anului până la zi, soldurile finale debitoare şi creditoare (deci balanţe de verificare cu „patru serii de egalităţi”) Balanţa de verificare la 1 ianuarie se completează cu soldurile finale debitoare şi creditoare ale lunii decembrie.

Cu ajutorul balanţei de verificare se certifică corelaţiile dintre egalităţile generate de dubla înregistrare a operaţiilor patrimoniale în contabilitate, respectiv concordanţa dintre totalul înregistrărilor din registrul - jurnal şi totalul rulajelor debitoare şi totalul rulajelor creditoare din balanţă, precum şi concordanţa dintre totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din cartea mare şi totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din balanţă.

Balanţa de verificare se întocmeşte atât pentru conturile sintetice cât şi pentru cele analitice; pentru conturile analitice se poate întocmi numai situaţia soldurilor (balanţa soldurilor). Prin intermediul balanţei de verificare analitice se verifică concordanţa dintre conturile sintetice şi conturile lor analitice.
Instituţiile publice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure respectarea normelor contabile şi controlul datelor înregistrate în contabilitate, precum şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
Sistemele de prelucrare automată a datelor trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor şi conţinutului conturilor, a listelor şi informaţiilor supuse verificării, pornind fie de la datele de intrare, fie în ordine inversă de la conţinutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaţii pe baza cărora să se poată determina datele de intrare.

Organele de control, cu ocazia verificărilor ce le efectuează la instituţiile care prelucrează în sistem automat datele din contabilitate, au dreptul de acces la documentaţia de analiză, programare şi de utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuării corespunzătoare a testelor necesare.
Exerciţiul bugetar începe la 1 ianuarie şi se încheie la 31 decembrie, cu excepţia primului an de activitate, când acesta începe la data înfiinţării instituţiei publice prin actul normativ de înfiinţare.
Această prevedere îşi are suporturile sale istorice, tradiţionale, legislative şi chiar astronomice sau climatice. Anumite instituţii precum cele de învăţământ, spre exemplu, au probleme la trecerea din „anul şcolar” în „anul fiscal”, dar contabilitatea oferă toate elementele necesare translaţiei şi care te duc automat la anul calendaristic drept an gestionar – fiscal.



(Urmeaza partea II-a)
18.10.2008
cmdraganello

[C.M,DRAGANELLO]

Unde este partea a II-a si ....toate celelalte pana la sfarsit.
N-am mai vazut,pana acum un compendiu despre "Contabilitate" atat de clar, concis si pe intelesul tuturor.
P.Luca.7nov.2008

[andy_uk2007]

IFRS 2007 Interpretarea si Aplicarea Standardelor internationale de Contabilitate si Raportare Financiara.....unde pot gasi si eu cartea asta plsss